VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN ART. 13 DSGVO

Zur besseren Lesbarkeit wird in diesem Hinweis das generische Maskulinum verwendet. Die in diesem Hinweis verwendeten Personenbezeichnungen beziehen sich – sofern nicht anders kenntlich gemacht – auf alle Geschlechter.

Ihre personenbezogenen Daten werden von der Resonac Europe GmbH (“wir” /”uns” /”unser”) erfasst. Wenn Sie Fragen oder Beschwerden in Bezug auf die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten oder dieser Datenschutzerklärung für Bewerber und Mitarbeiter haben, können Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten wenden: graphite_gdpr@resonac.com.

Unsere Kontaktdaten lauten wie folgt:

Resonac Europe GmbH

Abraham-Lincoln-Straße 44
65189 Wiesbaden

Tel.: +49 (0) 821 20715 183

Unser Datenschutzbeauftragter ist die Dentons GmbH, Thurn-und-Taxis-Platz 6, 60313 Frankfurt am Main, Telefon: +49 69 45 00 12 390,

E-Mail: graphite_gdpr@resonac.com.

Wir erfassen die folgenden personenbezogenen Daten über Sie während des Einstellungsverfahrens und Ihrer Beschäftigung.

4.1. Einstellungsverfahren

• Informationen, die Sie in Ihrem Lebenslauf, Bewerbungsformular, Anschreiben und während des Bewerbungsprozesses angeben, zum Beispiel Name, Geburtsdatum, Alter, Geschlecht, Wohnadresse, private E-Mail-Adresse, Ausbildung, Qualifikation, Berufserfahrung und Referenzen.
• Informationen, die von uns während des Einstellungsprozesses gesammelt oder erstellt wurden: einschließlich Interviewnotizen und der Korrespondenz zwischen uns.
• Besondere Kategorien personenbezogener Daten: einschließlich aber nicht begrenzt auf Informationen über Behinderungen, Informationen über körperliche oder geistige Gesundheit sowie Einwanderungs-/Einbürgerungsunterlagen (wenn diese Informationen über Ihre rassische oder ethnische Herkunft offenbaren) oder sexuelle Orientierung.We use your personal data to drive the recruitment process, evaluate and make a decision about your suitability for a job, communicate with you and conduct reference checks.  We also use your data to comply with legal and regulatory requirements.

4.2. Beschäftigung

4.2.1. Personenbezogene Daten, die Sie betreffen

• Persönliche Identifizierungsmerkmale: wie Titel, Name, Geburtsdatum, Alter, Geschlecht, Wohnadresse, private E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Sozialversicherungsnummer und Steueridentifikationsnummer.
• Lebenslauf: die Informationen über Ihre Aus- und Weiterbildung, wie Qualifikationen, akademische Leistungen, Schulen, Ausbildungsnachweise und Fachkenntnisse enthalten.
• Personalunterlagen, die Angebotsschreiben, Empfehlungen, die Kenntnisnahme von Richtlinien, Arbeitsverträge, Beförderungs- und Versetzungsaufzeichnungen, Mitarbeiterzulassungen und -zeugnisse, Kündigungsschreiben, Entlassungsgesprächsnotizen und Abfindungsvereinbarungen, Leistungsbewertungen und -überprüfungen, Urlaubsanträge und Abwesenheitsunterlagen, Disziplinar-, Beschwerde- und Schulungsnachweise sowie Berufsmitgliedschaften umfassen.
• Informationen, die im Rahmen des Einstellungs- bzw. Bewerbungsverfahrens zur Verfügung gestellt wurden (“siehe oben”).
• Beschäftigungsdetails: wie Beschäftigungsstatus, Stellenbezeichnung(en) und -beschreibung, Mitarbeiterkennung, Tätigkeitsart und ob Voll- oder Teilzeit, Arbeitsort, Einstellungsdatum, Kündigungsdatum, individuelles Foto und Organisationsdetails wie Firmenname, Arbeitstelefonnummer und E-Mail, Benutzeranmeldung im Intranet, Details zu Abteilung und Vorgesetzten.
• Finanzielle Informationen: wie Gehalts- und Vergütungsverlauf, Leistungen (einschließlich Anmelde- und Antragsformulare, Berichte über Rückstellungen und Dienstjahre, Unterlagen, die Ihre Aufnahme und Teilnahme an Leistungsprogrammen zusammenfassen, allgemeine Mitarbeiterkommunikation in Bezug auf Leistungen), , Gehalt, Reisekosten, Gehaltsscheckinformationen, Bankkontoinformationen, Bonusziele, Renteninformationen und Kreditkartennutzung.
• Aufzeichnungen, die im Zusammenhang mit Untersuchungen von Anschuldigungen wegen Fehlverhaltens oder zum allgemeinen Zweck der Erhebung von Fakten oder anderen Informationen erstellt wurden.
• Andere Informationen: wie Fotos, visumbezogene Einwanderungsinformationen für ausländische Arbeitnehmer.
• Besondere Kategorien personenbezogener Daten: einschließlich der Konfession (für steuerliche Zwecke), Informationen über Behinderungen, Informationen über körperliche oder geistige Gesundheit sowie Einwanderungs-/Einbürgerungsunterlagen (sofern diese Informationen über rassische und ethnische Herkunft offenbaren).

4.2.2. Informationen über Ihre Familie

• Notfall-Kontaktperson(en) und deren Kontaktdaten (freiwillige Angaben).
• Familienstand, Personenzahl und Namen der unterhaltsberechtigten Personen und des Ehepartners (falls vorhanden), soweit dies für die Gewährung von Begünstigungen für Arbeitnehmer erforderlich ist.
• Informationen zum Versicherungsschutz und zu anderen Leistungen für Arbeitnehmer und ihre Familien.

4.2.3. Informationen über Ihre Nutzung unserer Informations- und Kommunikationssysteme

• Aufzeichnungen über Ihre Nutzung unserer IT-Systeme einschließlich E-Mail, Internetsysteme, Computer, Laptops (auch über Fernzugang), Telefonanlagen und mobile Geräte gemäß unserer IT-Policy
• Videoaufzeichnungen und andere Informationen, die mit elektronischen Mitteln wie z.B. Aufzeichnungen von Magnetkarten (z.B. Zeiterfassungssystem) gewonnen wurden.

5.1. Einstellungsverfahren

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten, um den Einstellungsprozess voranzutreiben, zu bewerten und eine Entscheidung über Ihre Eignung für eine Stelle zu treffen, mit Ihnen zu kommunizieren und Referenzprüfungen durchzuführen.  Wir verwenden Ihre Daten auch, um die gesetzlichen und behördlichen Anforderungen zu erfüllen.

5.2. Beschäftigungsverhältnis

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten für die folgenden Zwecke verarbeiten:

• Wir verwenden Informationen über Abwesenheiten, die auch krankheitsbedingt oder familienbedingt sein können, zum Zwecke der Einhaltung von Arbeits-, Sozialversicherungs-, und Sozialschutzrecht sowie zur Erfassung und Verwaltung von Krankmeldungen und Mutterschaftsurlaube.
• Wir verwenden Informationen über Ihre körperliche oder geistige Fassung oder Ihren Behindertenstatus, um Ihre Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz zu gewährleisten und Ihre Abwesenheit aus gesundheitlichen Gründen unter Einhaltung angemessener Vertraulichkeitsgarantien zu beurteilen, angemessene Arbeitsplatzanpassungen vorzunehmen und diesbezügliche Leistungen zu verwalten.
• Soweit wir dazu rechtlich verpflichtet sind, verwenden wir Informationen über Ihre rassische und ethnische Herkunft sowie Informationen über Ihre Gesundheit, Behinderung, religiöse, philosophische oder moralische Überzeugungen, um eine sinnvolle Überwachung und Berichterstattung zur Chancengleichheit zu gewährleisten und Sie als Mitarbeiter zu integrieren und Ihren Arbeitsvertrag zu verwalten.

IIhre personenbezogenen Daten werden entweder (a) uns von Ihnen zur Verfügung gestellt; (b) uns von Dritten zur Verfügung gestellt, im Rahmen der Weiterleitung einer Bewerbung, unserer eigenen Recherche im Zuge des Einstellungsprozesses bzw. Ihrer Beschäftigung, mit Ausnahme jeglicher Art von privaten sozialen Netzwerken oder einer anderen nicht geschäftsbezogenen Informationsquelle; oder (c) von uns im Rahmen des Einstellungsprozesses oder der Beschäftigung erstellt.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten gemäß diesem Hinweis generell gemäß § 26 des Bundesdatenschutzgesetzes in Verbindung mit Art. 88 DSGVO und gegebenenfalls in Verbindung mit Art. 6 und Art. 9 der DSGVO. Im Einzelnen sind die Rechtsgrundlagen wie folgt:   

• Für die Anbahnung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses (§ 26 (1) Bundesdatenschutzgesetz)
• wenn die Verarbeitung zur Erfüllung der Verpflichtungen und zur Ausübung spezifischer Rechte des für die Verarbeitung Verantwortlichen oder der betroffenen Person im Bereich des Arbeits-, Sozialversicherungs- und Sozialschutzrechts erforderlich ist, soweit sie durch das Recht der Union oder des Mitgliedstaats oder einen Tarifvertrag nach dem Recht des Mitgliedstaats, der angemessene Garantien für die Grundrechte und die Interessen der betroffenen Person vorsieht, genehmigt ist (§ 26 (3) Bundesdatenschutzgesetz);
• für unsere berechtigten Interessen, z.B. um: (a) die effektive Verwaltung und Verwaltung des Einstellungsverfahrens sicherzustellen; (b) sicherzustellen, dass wir eine geeignete Person für eine Stelle einstellen; (c) Streitigkeiten und Unfälle zu lösen und rechtliche oder andere professionelle Beratung in Anspruch zu nehmen; (d) unsere Einstellungsverfahren zu verbessern; und (e) Ihre Arbeitsfähigkeit zu überprüfen (§ 26 (1) Bundesdatenschutzgesetz);
• um einer gesetzlichen oder regulatorischen Verpflichtung nachzukommen (Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO); und
• um mit Ihnen einen Arbeitsvertrag abzuschließen, wenn Sie mit Ihrer Bewerbung erfolgreich sind (§ 26 (1) Bundesdatenschutzgesetz);
• wenn es für die Begründung, Ausübung oder Verteidigung oder für Rechtsansprüche im Zusammenhang mit Gerichtsverfahren erforderlich ist (Art. 9 Abs. 1 f) DSGVO, Art. 6 (1) lit. f) DSGVO);
• wenn ein erhebliches öffentliches Interesse besteht (Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO);
• wenn es notwendig ist, um Ihre Lebensinteressen oder die Lebensinteressen einer anderen natürlichen Person zu schützen (Art. 6 Abs. 1 lit. d) DSGVO);
• In Ausnahmefällen: wenn Sie vorher ausdrücklich eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO in Verbindung mit § 26 (2) Bundesdatenschutzgesetz).

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten wie folgt an Unternehmen, Organisationen und Einzelpersonen innerhalb und außerhalb unserer Gruppe weitergeben (vorbehaltlich einer rechtlichen Prüfung der jeweiligen Übermittlungszulässigkeit im Einzelfall):

• an andere Mitarbeiter und Unternehmen unserer Gruppe, auch in Drittstaaten außerhalb der Europäischen Union, soweit es zu Verwaltungs-, Management- und Buchhaltungszwecken und im Rahmen unserer regelmäßigen Berichterstattung über die Unternehmensleistung, im Rahmen einer Unternehmensumstrukturierung oder Konzernumstrukturierung, zur Unterstützung der Systemwartung und zum Bereitstellen von Daten erforderlich sein sollte;
• vorbehaltlich der Ergreifung angemessener Maßnahmen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten zu jeder Zeit sicher aufbewahrt werden;
• an Lieferanten, Verkäufer und Auftragnehmer, die für uns Dienstleistungen erbringen und Ihre personenbezogenen Daten für die oben genannten Zwecke verarbeiten, auf der Grundlage unserer Anweisungen, einschließlich der Durchführung der Verarbeitung in unserem Namen, wie (a) Anbieter von Vorsorgeuntersuchungen, (b) Gehaltsabrechnungsanbieter, (c) Rentenanbieter, (d) Anbieter von Arbeitnehmerleistungen (wie Leasingwagen), (e) IT-Administratoren, (f) medizinische Anbieter (wie Arbeitsmedizin), (g) Anbieter von Schulungen, (h) Auditoren, (i) Anbieter von Gebäudesicherheit, (j) Rechtsanwälte und andere professionelle Berater;
• an Zuständige Behörden (z.B. Steuerbehörden, Einwanderungsbehörden), Gerichte und andere gesetzlich vorgeschriebene Einrichtungen;
• um alle anwendbaren Gesetze, Vorschriften, Gerichtsverfahren oder durchsetzbaren behördlichen oder regulatorischen Anforderungen zu erfüllen, z.B. an Behörden/Stellen (für Steuer- und Sozialversicherungsbehörden);
• zur Durchsetzung Ihres Arbeitsvertrags mit uns, einschließlich der Untersuchung möglicher Verstöße;
• um Betrug, Sicherheits- oder technische Probleme aufdecken, verhindern oder anderweitig beheben;
• um potenziellen Käufern oder Käufern Informationen im Zusammenhang mit der Veräußerung von Geschäften oder Vermögenswerten unserer oder unserer Konzerngesellschaften zur Verfügung zu stellen, soweit es gesetzlich zulässig ist;
• um anderen Konzerngesellschaften Ihre Informationen im Rahmen einer Umstrukturierung des Unternehmens zur Verfügung zu stellen; oder
• zum Schutz vor Schäden an den Rechten, dem Eigentum oder der Sicherheit von uns oder unseren Konzerngesellschaften, unseren Mitarbeitern, Auftragnehmern, Kunden oder der Öffentlichkeit, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben oder zulässig ist.

Bitte beachten Sie, dass wir ein Unternehmen in einem internationalen Konzern sind. Unsere Muttergesellschaft befindet sich in Japan. Darüber hinaus haben wir Tochtergesellschaften in anderen Drittländern außerhalb der Europäischen Union (zum Beispiel in den USA), wo das Datenschutzniveau von der EU-Kommission teilweise als unzureichend befunden wurde. Eine Beschäftigung bei uns setzt grundsätzlich voraus, dass Ihre personenbezogenen Daten in dem jeweils erforderlichen Umfang mit den Mitarbeitern der verschiedenen Gruppengesellschaften an den unterschiedlichen Standorten geteilt werden. Das betrifft sowohl die allgemeinen Kontaktdaten im Rahmen der täglichen Geschäftskommunikation mit Kollegen und Geschäftspartnern im Ausland, als auch Ihre HR-Akte (ganz oder teilweise), soweit es für das Management und den operativen Betrieb des gesamten Konzerns erforderlich ist.

Wir werden Ihre besonderen Kategorien von personenbezogenen Daten verarbeiten:

• wenn Sie Ihre ausdrückliche Zustimmung gegeben haben;
• um zu prüfen, ob wir während des Einstellungsverfahrens angemessene Anpassungen vornehmen müssen und um Ihre Arbeitsfähigkeit zu überprüfen;
• für die Überwachung der Chancengleichheit;
• wenn es für die Begründung, Ausübung oder Abwehr von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
• um gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtungen nachzukommen;
• ausnahmsweise, wenn es für Ihre lebenswichtige Interessen bzw. die lebenswichtigen Interessen einer anderen Person notwendig ist (z.B. um ein ernsthaftes Risiko eines Schadens für Sie oder andere zu vermeiden) und wenn Sie nicht in der Lage sind, die Einwilligung zu erteilen;
• wenn Sie die relevanten personenbezogenen Daten bereits veröffentlicht haben.

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer des Einstellungsverfahrens, Ihrer Beschäftigung und für die Dauer einer etwaigen Verjährungsfrist für Ansprüche, die später gegen uns erhoben werden könnten. Es gibt auch bestimmte Arten von Informationen, wie z.B. Steuerunterlagen, die gesetzlich für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden müssen (z.B. 6 bis 10 Jahre in Deutschland).

Wenn Ihre Bewerbung nicht erfolgreich war, speichern wir die personenbezogenen Daten für die Dauer einer etwaigen Verjährungsfrist für Ansprüche, die später gegen uns erhoben werden könnten (z.B. 3 Jahre in Deutschland).

Wir befolgen strenge Sicherheitsvorkehrungen, um zu gewährleisten, dass Ihre personenbezogenen Daten gespeichert und verwendet werden und wer sie einsieht, damit Unbefugte nicht darauf zugreifen können.

Wir bitten die Bewerber zu beachten, dass von unserer Seite für die Übermittlung der Bewerbungsunterlagen per Mail keine Verschlüsselung angeboten wird. Wir können daher für den Übertragungsweg der Bewerbung zwischen dem Absender und dem Empfang auf unserem Server keine Verantwortung übernehmen.

Soweit Sie über das Einstellungsmanagement- und Arbeitnehmerüberlassungsprogramm mit der Provadis Professionals GmbH zu uns gekommen sind, besteht Ihr Beschäftigungsverhältnis gem. § 26 BDSG mit der Provadis Professionals GmbH. Wir erhalten von der Provadis Professionals GmbH Ihre personenbezogenen Daten (vgl. Punkt 3.2.1 und 3.2.2) nur insoweit es für die Durchführung des Traineeprogramms unsererseits erforderlich ist. Personenbezogene Daten, welche insbesondere zur Durchführung der Zeiterfassung, der Leistungsbewertung und der Erfassung des Krankenstandes (Gesundheitsdaten) erforderlich sind, verarbeiten wir gemeinsam mit der Provadis Professionals GmbH. Zu diesem Zweck übermitteln wir solche personenbezogenen Daten zurück an die Provadis Professionals GmbH zur Vervollständigung Ihrer Personalakte bei der Provadis Professionals GmbH. Mit der Provadis Professionals GmbH besteht insoweit eine Vereinbarung über die Allokation der jeweiligen Verantwortlichkeit. Diese Vereinbarung können Sie auf Anfrage zur Ihrer Information erhalten.

Im Zusammenhang mit Ihren Daten haben Sie folgende Rechte: das Recht auf Zugang, Berichtigung, Löschung, Widerspruch, Einschränkung, Übertragung und das Recht auf Widerruf der Einwilligung und Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.

• Zugang: Sie haben das Recht, uns zu fragen, ob wir Ihre Daten verarbeiten, und wenn ja, können Sie Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten beantragen (Recht auf Auskunft zu personenbezogenen Daten). Auf diese Weise können Sie eine Kopie der personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben, erhalten und überprüfen, ob wir sie rechtmäßig verarbeiten. 
• Korrektur: Sie haben das Recht zu verlangen, dass alle unvollständigen oder unrichtigen personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben, korrigiert werden.
• Löschung: Sie sind berechtigt, uns aufzufordern, personenbezogene Daten unter bestimmten Umständen zu löschen oder zu entfernen. Es gibt auch bestimmte Ausnahmen, in denen wir einen Antrag auf Löschung ablehnen können, z.B. wenn die personenbezogenen Daten zur Einhaltung der Gesetze oder im Zusammenhang mit Ansprüchen erforderlich sind.
• Einschränkung: Sie sind berechtigt, uns aufzufordern, die Verarbeitung bestimmter Ihrer personenbezogenen Daten über Sie auszusetzen, zum Beispiel, wenn Sie möchten, dass wir deren Richtigkeit oder den Grund für die Verarbeitung feststellen.
• Übertragung: Sie können die Übertragung bestimmter Ihrer personenbezogenen Daten an eine andere Partei beantragen.                             
• Widerspruch: Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten aufgrund eines berechtigten Interesses (von uns von einem Dritten) verarbeiten, können Sie der Verarbeitung aus diesem Grund widersprechen. Wir können jedoch rechtlich berechtigt sein, Ihre Daten aufgrund unserer legitimen Interessen weiterhin zu verarbeiten. In diesem Fall werden wir Sie über diese Situation informieren.

Wenn Sie eines dieser Rechte ausüben möchten, kontaktieren Sie uns bitte schriftlich unter graphite_gdpr@resonac.com und fordern Sie weitere Informationen an.

Sie haben auch das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen, insbesondere in dem Mitgliedstaat der Europäischen Union, in dem Sie Ihren gewöhnlichen Aufenthalt haben, in dem Sie arbeiten oder in dem ein angeblicher Verstoß gegen das Datenschutzrecht vorliegt.  

In den begrenzten Fällen, in denen Sie Ihre Einwilligung zur Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für einen bestimmten Zweck erteilt haben, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung für diese bestimmte Verarbeitung jederzeit zu widerrufen. Um Ihre Einwilligung zu widerrufen, wenden Sie sich bitte an datenschutz@showadenkocarbon.com.

Dieser Hinweis kann von Zeit zu Zeit geändert werden, wenn rechtliche Bestimmungen oder faktische Änderungen im Betriebsablauf dies erfordern.

Sollten wir etwas Wichtiges an diesem Hinweis ändern (z.B. Informationen, die wir erheben, wie wir sie verwenden oder warum), werden wir Sie darüber informieren. 

Die PDF-Version dieser Mitteilung finden Sie hier:

ANNEX

Datenempfänger